Automatización de Procesos para Empresas en Chile

En el competitivo entorno empresarial chileno, la automatización de procesos se ha convertido en una estrategia fundamental para optimizar la eficiencia y reducir costos. 

En este artículo exploraremos qué es la automatización de procesos contables, cómo se implementan, cuándo se utilizan, dónde pueden implementarse y por qué es crucial para las empresas en Chile. Además, descubriremos cómo los facturadores electrónicos de mercado brindan beneficios significativos, como el ahorro de tiempo y la mejora de la gestión empresarial.

Tabla de contenidos

1. ¿Qué es la automatización de procesos? 
2. ¿Cómo se implementa la automatización de procesos?
3. ¿Cuándo se utiliza la automatización de procesos?
4. ¿Dónde puede implementarse la automatización de procesos?
5. ¿Por qué implementar la automatización de procesos?
6. Diferencias del SII con un facturador de mercado
   6.1 Emisión
   6.2 Tamaño de la empresa
   6.3 Soporte técnico
   6.4 Volumen de DTE’s
   6.5 Integraciones
7. AndesTAX es la respuesta de automatización de su empresa

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos implica el uso de tecnología, especialmente de programación a través de softwares que realizan tareas repetitivas y manuales de manera automática, eliminando así la intervención humana y reduciendo errores. Al agilizar y estandarizar los procesos empresariales, las organizaciones pueden aumentar la productividad y la eficiencia de sus operaciones.

En cuanto a la automatización de procesos en Chile, uno de los que mayor crecimiento ha tenido en los últimos años es el de facturación, pues la emisión de facturas electrónicas al estar automatizadas puede tardar hasta 30 segundos en su proceso de creación, envío y archivo. 

Adicionalmente, los datos de su empresa pueden encontrarse en la nube en forma de informes, planillas o libros contables que se mantendrán actualizados en tiempo real, así podría revisarlo a cualquier hora o día de la semana, evitando desgastar su equipo de trabajo con este tipo de solicitudes. 

¿Cómo se implementa la automatización de procesos?

Alguna vez se ha preguntado ¿Cómo empezar un proyecto de automatización de procesos? ¿Cuáles procesos deben automatizarse primero? Para empezar, deben analizarse las necesidades estratégicas. De esta manera, las empresas deberían saber responder a la pregunta sobre su diferencial, lo que las hace más competitivas en el mercado. 

El primer paso es identificar qué procesos son susceptibles de ser automatizados. Posteriormente, buscar en el mercado cuál herramienta o software es la adecuada para acompañarlo en este proceso. 

Por ejemplo, puede que su interés sea obtener ciertos productos más rápido o disminuir el precio de sus productos, mejorando sus márgenes. Por ello, las empresas deben identificar los procesos que son codiciados desde el punto de vista operativo. Son procesos que, por lo general, requieren mucho tiempo o recursos, y también son procesos que a menudo están repletos de errores humanos. 

Cada organización varía en términos del orden en que se automatizan, en función de sus necesidades operativas y estratégicas. Se deben buscar procesos que sean simples y repetitivos, empezando por el que tenga mayor prioridad, ya sea: 

• Back office 
• Investigación
• Gestión de documentos
• Gestión financiera
• Gestión de Compras
• Gestión de pedidos
• Ventas y marketing
• Seguimiento y notificaciones
• Optimización de recursos
• Fabricación

La automatización ayuda a las empresas en su objetivo de transformación digital. Hoy las empresas tienen grandes retos, ya que se enfrentan a los siempre cambiantes entornos digitales. Estas deben adaptarse, a fin de respaldar a sus empleados y partners, obtener nuevos clientes y ofrecer productos innovadores en menor tiempo. Esto ha sido especialmente retador para empresas tradicionales, con decenios en el mercado, por ejemplo las gigantes del sector de comestibles o automotriz.

Si bien las empresas mencionadas anteriormente se caracterizan por hacer grandes inversiones en tecnología, y automatizan procesos que incluyen desde lo operativo hasta lo administrativo, esto no significa que sea imposible para su organización, en especial cuando cada vez más normas exigen que la intervención de herramientas digitales, como en el caso de la factura electrónica. 

Para los procesos de automatización es clave identificar el alcance, proyección y escalabilidad que desea darle al proyecto. Un ejemplo de este tipo de automatizaciones se da con los denominados ERP, o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, que son unos sistemas de gestión empresarial diseñados para coordinar aspectos variados de diferentes áreas, integrados en una misma herramienta. Esta suite permite a las empresas automatizar y optimizar sus procesos empresariales en áreas como contabilidad, finanzas, recursos humanos, gestión de inventario, compras, ventas, producción, entre otros.

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Las integraciones en los procesos de automatización hacen que la empresa no tenga que desistir de servicios que seguramente costaron tiempo, dinero y esfuerzo, especialmente en materia de actualización de la información y ahorro frente al tiempo de aprendizaje sobre el manejo de otra plataforma.  Debido a esto, una empresa puede contar con varios proveedores de software, que brinden diferentes soluciones de automatización a la empresa, siempre y cuando estos sean compatibles para ser integrados.

¿Cuándo se utiliza la automatización de procesos?

La automatización de procesos es especialmente útil en situaciones en las que las tareas son repetitivas, propensas a errores y consumen mucho tiempo. Desde la gestión de facturas y pagos hasta la administración de inventario y la generación de informes, la automatización agiliza estos procesos, liberando tiempo valioso para que los empleados se centren en actividades estratégicas y de mayor valor agregado.

En el caso de la automatización industrial, esta debe ser entendida como el proceso de monitorización y control de las maquinarias a través de sistemas de tecnología de punta, compuestos por sensores, transmisores de campo, sistemas de control, entre otras herramientas de gran utilidad. 

Su objetivo consiste en reducir costes mientras perfeccionan la producción de la empresa al mismo tiempo que evitan en la medida de lo posible la intervención humana. A continuación le presentamos un listado con las herramientas más importantes en los procesos de automatización industriales: 

• BPM (Business Process Management): Es una disciplina que puede integrarse en las empresas, consiste en identificar áreas de mejora del negocio, aumentando la productividad, mediante la automatización y optimización de procesos. Permite que diferentes personas se limiten a la revisión según su rol. 
• CRM (Customer Relationship Management): Los sistemas CRM consisten en un conjunto de estrategias y tecnologías enfocadas en gestionar la relación entre el cliente y la empresa. Centralizan las interacciones de las empresas con los clientes en una sola base de datos, mejorando así la toma de decisiones y la interacción con la audiencia.
• ERP (Enterprise Resource Planning): Es un sistema de gestión empresarial que se enfoca en la integración y automatización de datos y procesos en una única plataforma. Facilita la gestión de información y la organización del negocio. Te puede interesar: ¿Qué son los sistemas ERP y por qué los necesita su negocio?

Sin duda el mejor momento para implementar la automatización de procesos en las empresas en Chile ¡es ahora! Bien sea para la industria, logística, facturación o TI, actualmente vivimos en un mundo que valora la inmediatez y rapidez. Esto es algo que suele ser priorizado para cliente final, cuando al ser implementado en nuestras organizaciones también representa una inversión que da resultados incluso en el corto plazo. 

¿Dónde puede implementarse la automatización de procesos?

La automatización de procesos puede implementarse en diversas áreas de una empresa, incluyendo la contabilidad, el departamento de recursos humanos, el servicio al cliente y la logística. AndesTAX se adapta a las necesidades de las empresas, brindando una solución integral de automatización de los servicios de facturación y que estos estén alineados con SII, velando por el cumplimiento normativo tributario aplicado a la facturación.

Estos son solo algunos ejemplos, pero en realidad, la automatización de tareas se puede aplicar en cualquier área de una organización donde existan flujos de trabajo repetitivos y basados en reglas. La elección de los procesos específicos a automatizar dependerá de las necesidades y objetivos de cada organización.

Actualmente, la automatización no se limita únicamente a procesos contables y de facturación, pero es el área ideal de su empresa para empezar a probar estas innovaciones tecnológicas. Estas no sólo logran elevar la competitividad, sino que también influyen en el estado emocional de tus colaboradores al ver la automatización como un aliado de su productividad y no como una amenaza a sus puestos de trabajo. 

Para los gerentes de proyecto, se puede dividir en cuatro fases principales. La división de las fases en pasos ya dependerá de las características de la organización y si se realizan consultas externas para su proyecto. Las cuatro fases de la automatización de procesos son: 

1. Análisis: En esta fase se realiza una revisión exhaustiva de la infraestructura de la organización. Se evalúan las necesidades y objetivos antes de realizar una revisión completa de los sistemas actuales, los requisitos de datos y los procesos comerciales. A continuación, se selecciona una solución tecnológica basada en el diseño arquitectónico y su adaptabilidad a la empresa. En esta etapa, los consultores externos con experiencia en tecnología son de gran ayuda.
2. Implementación: Durante esta fase se configura y personaliza la tecnología. Si es necesario, se amplían los sistemas de TI actuales con complementos personalizados. En este momento, la documentación es crucial y todas las funciones deben registrarse adecuadamente.
3. Integración: En esta fase se lleva a cabo la integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API). Esto permite que los nuevos programas accedan y se comuniquen con los programas existentes. También se realiza la integración de datos, combinando datos de diversas fuentes. Por último, se implementa un bus de servicio empresarial (ESB) en una arquitectura orientada a servicios (SOA). Un ESB facilita la comunicación entre las aplicaciones de software que interactúan entre sí.
4. Mantenimiento y soporte: En esta última fase se busca identificar cuellos de botella y fallos en los procesos para corregirlos. Es importante mantener constantemente actualizadas las versiones del sistema y migrar a nuevas plataformas a medida que estén disponibles. Toda la organización debe aprovechar el soporte técnico disponible.

Debes saber que los facturadores electrónicos NO son todos iguales. Por eso deben revisarse las funcionalidades, flexibilidad y soporte técnico para llevar a cabo el proyecto de la mejor manera. 

¿Por qué implementar la automatización?

La automatización de procesos con un facturador de mercado ofrece una serie de beneficios significativos. En primer lugar, permite un ahorro de tiempo considerable al eliminar tareas manuales y repetitivas. Además, mejora la gestión empresarial al garantizar la consistencia y la precisión en los procesos. 

La solución también ofrece visibilidad en tiempo real y generación de informes, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos y el seguimiento del rendimiento empresarial.

Antes de analizar el fenómeno de la automatización en Chile, como herramienta para la eficiencia de los procesos logísticos, lo primero que debemos hacer es remontarnos a la década de los años 1990.   En ese momento se evidenció cómo las operaciones logísticas ganaban cada vez más importancia, pasando de ser un departamento secundario de las organizaciones a ser un factor que determinaba el éxito de las compañías. Este cambio se dio por la apertura que el país experimentó hacia los mercados internacionales, entre otros factores. 

Mientras Chile fortalecía su comercio exterior, se instauró a nivel mundial el concepto de mercados “globalizados” a partir del desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). Paralelamente, se masifica el uso de Internet y lo cambia todo, los mercados se atomizaron, las fronteras se borraron. Para llegar más lejos y beneficiarse de esto, las empresas deben ser más eficientes, más ágiles.  

Factores como el cambio en los hábitos de los clientes tras la consolidación del comercio electrónico, la creciente demanda de los consumidores por un mejor servicio y la necesidad de brindar inmediatez por parte de las compañías, mientras son eficientes y mejorar los costos de operación pasan a ser las prioridades. Por supuesto, los equipos logísticos deben lograr unir todos estos criterios, un desafío en el cual la tecnología puede ser su mejor aliada. 

Por esta razón, siempre que se habla de implementaciones tecnológicas en el sector logístico, se debe hacer con cautela y gran precisión. Lo anterior se debe a que estas operaciones deben estar conectadas con el inventario, la capacidad técnica de la empresa y su capacidad operativa, y que esto no termine excediendo las mismas. Especialmente relevante si se trata de implementar soluciones de automatización en procesos claves al interior de los Centros de Distribución. 

Si se desea iniciar un proceso de automatización de uno o varios procesos, las empresas deben iniciar diagnóstico en el que se tenga en cuenta:

• ¿Qué proceso debería automatizar? 
• ¿Qué áreas hay involucradas?
• ¿Cuál es el momento adecuado para hacerlo? 
• ¿Qué softwares brindan este tipo de soluciones? 
• ¿Cuánto presupuesto tengo para esto?

Diferencias del SII con un facturador de mercado

Si bien en el tema de facturación electrónica puede ser muy tentador facturar con el SII por ser una plataforma gratuita que cumple con los estándares necesarios, lo cierto es que no es la opción ideal si su organización emite un gran volumen de DTE’s al mes y busca automatizar tareas. Por esta razón, vamos a presentar las principales diferencias entre el SII y un facturador de mercado. 

Emisión

La forma de emitir con el SII es más básica y manual, esto quiere decir que necesita intervención humana y corre el riesgo de errores de digitación en la factura. Mientras que con un facturador de mercado la facturación es más eficiente y se da de forma automática. Para dar un ejemplo, si su negocio es una mediana superficie con precios muy variables, es probable que la factura se demore en ser emitida al tener que registrar producto por producto en el sitio web del SII, o se presenten errores de digitación de precios y cantidades. 

Tamaño de la empresa

Un error frecuente es creer que si cuenta con una o varias organizaciones con una alta facturación debe contratar a un facturador de mercado, y en parte es cierto, porque el SII inicialmente definió un requisito (que luego lo eliminó) definido para las empresas que facturen menos de $500 millones al mes. Pero la clave está en cuántos y qué tipo de documentos necesita emitir cada mes. Porque, en el caso de emitir un solo DTE al mes o si el tipo de negocio no necesita una emisión rápida, la mejor opción sería el SII.

Sin embargo, la facturación electrónica con un facturador de mercado no está reservada únicamente para grandes empresas. Si en su caso emite entre 20-25 documentos al mes, una opción muy interesante es el Plan Startup de AndesTAX que emite hasta 25 DTE’s al mes, junto con más funcionalidades. 

Soporte técnico

El SII al ser un servicio público y al tener un gran número de contribuyentes no brinda necesariamente la mejor atención frente a dudas o inquietudes. Por esta razón, como sólo atiende en forma telefónica, es probable que reciba respuestas distintas dependiendo de quién lo asistió. Mientras que los soportes técnicos de un facturador de mercado le brindan atención personalizada el mismo día, vía telefónica,mail o chat, generalmente en horarios laborales, así como asistencia remota directa en su PC 

Volumen de DTE’S

Actualmente, el SII solo permite una emisión web de documentos tributarios y con un bajo volumen, es decir no se pueden enviar 100 facturas para que las emita al mismo tiempo. Para llevarlo a cabo se debe registrar una por una y esto se traduce en una administración más lenta de la información. Mientras que con el Plan Business de AndesTAX se puede emitir masivamente las 100 facturas, además de incluir más líneas facturables dentro del formato de impresión y la posibilidad de agregar descripciones adicionales, para mejorar los servicios y/o productos entregados a su cliente..

Integraciones

Una de las desventajas del SII es no permitir integraciones con Softwares de Punto de Venta u otros puntos físicos de su organización que necesiten manejar la información diferenciada. Es decir, si su empresa cuenta con 5 sedes en todo Santiago tendrá que registrarlo 5 veces ante el SII y no habrá forma de centralizar la información. El Plan Corporate de AndesTAX soluciona este inconveniente al poder administrar hasta 5 usuarios y poder emitir hasta 1.000 DTE’s al mes, en forma integrada, incluso con la opción de emitir aunque no haya internet. 

Las soluciones de AndesTAX para las necesidades de automatización de su empresa

El mundo de la automatización de procesos incluye diferentes áreas de las empresas y es cierto que dependiendo del tipo de organización, las tareas manuales o repetitivas son susceptibles de ser reemplazadas por tecnología. 

En un mundo más competitivo, donde nuestro cliente nos exige mayor rapidez e inmediatez en nuestros servicios, es importante considerar estos proyectos al interior de nuestras organizaciones. Como se mencionó con anterioridad, este debe ser un diagnóstico que analice bien las situaciones actuales de la empresa y el propósito de realizar automatizaciones. 

Un área donde los errores de digitación pueden representar enormes pérdidas es el área contable. Sumando a las actualizaciones de los requisitos para emitir un DTE correctamente que deben ser dejadas en manos de un proveedor de confianza. 

Nuestros planes de AndesTAX permiten la opción de explorar funcionalidades flexibles a las que se presentan en las opciones Startup, Business y Corporate anteriormente mencionadas, para entender las necesidades de su organización. Brindando el control y asesoría necesaria para automatizar tareas de su empresa y centrarse en las innovaciones que le permitan llegar más rápido al progreso.

Nuestra plataforma cuenta con la posibilidad de integrarse a una gran cantidad de softwares, a fin de aprovechar los recursos con los que cuenta su empresa. Adicionalmente, contamos con una plataforma segura que opera en la nube, así la información de las empresas siempre están a la mano. Sin embargo, uno de nuestros principales beneficios es la posibilidad de adaptar nuestra plataforma a las necesidades específicas de las empresas, brindando un servicio personalizado y altamente eficiente.

Si está interesado en la automatización de procesos de facturación para su empresa en Chile, escríbanos y estaremos encantados de ayudarle.